「取引先から請求書が届いたけど、どう処理すればいいの？」「未払金と買掛金って、結局何が違うの？」このような悩みをお持ちではありませんか？これらの疑問を解決しなければ、思わぬ損失につながる可能性もあります。
この記事では、未払金や買掛金の基礎知識から、請求書処理の注意点、そしてトラブル回避策までを網羅的に解説します。
なお、こちらから請求書を発行した場合の処理とは異なりますのでご注意ください。
未払金と買掛金の違い
未払金と買掛金はよく似た言葉です。どちらも「まだ支払っていないお金」という意味ですが、その性質が異なります。
- 未払金
商品やサービスの購入、費用立替など、営業活動以外の取引で発生する。 - 買掛金
商品を仕入れたり、サービスを提供してもらったりするなど、営業活動に直接関係する取引で発生する。
それぞれについて以下で詳しく解説します。
未払金とは何か？
未払金とは、商品やサービスを受け取ったり、費用を支払う約束をしたものの、まだ実際に支払いを完了していない状態のお金を指します。いわば、「後払い」の状態にあるお金です。
未払金が発生するケース
- 前払いで商品やサービスを購入した場合: 例えば、1年分の保険料を一度に支払う場合など。
- 費用を立て替えた場合: 会社の経費で社員が立て替えた交通費や出張費など。
- リース契約の場合: 機械や車両を借りるリース契約で、毎月のリース料を支払う場合。
未払金の会計処理
未払金は、会社が将来支払うべきお金なので、負債として扱われます。そのため、貸借対照表の負債の部に記載されます。
買掛金とは何か？
買掛金とは、商品やサービスを仕入れたり、費用が発生した場合に、その代金を後日支払う約束をした際に発生する債務のことです。つまり、「まだ支払っていないお金」のことです。
買掛金が発生するケース
- 商品を仕入れた場合: 例えば、仕入れた原材料の代金。
- サービスを受けた場合: 例えば、広告代理店に支払う広告費。
- 費用を立て替えてもらった場合: 例えば、運送会社に支払う運賃。
買掛金の会計処理
買掛金は、会社が将来支払うべきお金なので、負債として扱われます。そのため、貸借対照表の負債の部に記載されます。
請求書を受け取ったときの処理
請求書を受け取った場合、次の２つのタイミングで経理処理をする必要があります。
- 請求書を受け取ったとき
- 支払いが完了したとき
請求書を受け取ったとき
登録日をいつにするか？
請求書を受け取ったときにその請求書の内容を登録する必要があります。（※必ずしも請求書に記載している日付にする必要はありません）
その際、日付を入力しますが、日付の入力方法には次の３パターンがあります。
- 請求書の発行日
- 自社の締め日
- 取引先の締め日
社内でルールを決めておくことが大切です。
請求書に記載されている日付を登録する場合もあれば、その月の末日を登録する場合もあります。会社で月末締めとしている場合は、請求書の月の末日で登録します。
「期日」機能
freeeでは取引内容の入力の際に「期日」を任意で入力することができます。
「期日」は支払い先に支払わなければいけない日付で、レポート機能などで管理しやすくなるため入力が推奨されます。
勘定科目の指定
商品を作成するために材料を仕入れたのであれば「仕入高」、制作物を作るために外注先に支払ったのであれば「外注費」を選択します。
勘定科目が複数当てはまる場合もある
勘定科目は必ずしもどれか１つだけが当てはまるわけではありません。内容によっては複数の勘定科目が該当する場合もあります。
その場合は、会社でルールを定めておき、そのルールに沿った勘定科目を指定します。
例えば、WEBサイト制作を外注に依頼した場合、以下のような勘定科目が該当します。
「広告宣伝費」「外注費」「支払手数料」
この場合、どれを指定しても問題ありません。
源泉徴収を支払った場合
個人事業主のクリエーターなどにデザインの作成を依頼した場合、源泉徴収をする必要があります。
そのときは、勘定科目に行を追加して「預り金」として源泉徴収の金額を入力します。
支払いが完了したとき
請求書を未払い（買掛金や未払金）で登録をし、その代金を支払った場合「消込」作業が必要になります。
freeeの場合、取引一覧で「期日」が時計マークになっているものが消込が終わっていないものです。
登録日は支払日
請求書を受け取ったときの日付登録と違い、精算を行うときは実お金の動きが発生しているため、実際に支払った日付を入力します。
振込手数料がある場合
振込手数料がかかったばあいは、「出金額」に決済残高＋手数料の金額を入力することで、自動で支払手数料として登録することができます。
残高の一部のみ支払う場合
残高のうち一部の金額のみ支払う場合は、「出金額」に支払った金額を入力します。
その際、下の「差額を相手方が負担し、出金金額に含む」のチェックを外します。
この内容で登録し、残りを支払った際に同様の消込処理を行います。
消込の確認
消込が完了すると、対象の取引の「期日」の欄に✔が入ります。
API連携している口座の場合
口座をAPI連携している場合、出金をシステムが自動で検知して、推測した情報を入力してくれます。
入力内容が合っている場合は「登録」をクリックします。
推測は確実にあっているとは限りません。「日付」「取引先名」「金額」を必ず確認するようにしてください。
入力が間違っている場合は、「詳細」をクリックします。
入力画面が表示されるので、上部タブの「未決決済取引の消込」を選択します。
消込候補の取引が表示されます。
候補の中に対象の取引がない場合は、上部の検索窓で条件を入力して探します。
選択すると下の「選択した未決済取引」に選択内容が表示されます。
取引を選択した際に、上部に「〇円不足しています」と表示された場合は、誤った取引を選択していないか確認してください。
手数料などで差額が発生している場合は「差額を調整」をクリックして、差額の内容を入力します。
