法人を経営するにあたって、個人の出費と法人の出費を明確に分ける必要があります。
しかし、法人設立当初など、法人の銀行口座や法人のクレジットカードがない場合に、役員が法人運営に必要な経費を支払うことも十分にあり得ます。
特に、個人事業主の場合と法人の場合で、代表が支払ったお金の処理が異なる点に注意が必要です。
ここでは、そんなときの処理方法をまとめています。
個人事業主と法人で立替時の処理が違う
個人事業主の場合
個人事業主は「事業用」と「個人用」のお金が基本的に同じなので、立て替えたお金を「事業主借」として処理します。
具体的な処理の流れは以下のようになります。
経費発生時
立て替えた金額を「〇〇費（会議費、消耗品費など）」として帳簿に記載します。その際、支払い方法は「事業主借」とします。（事業主が一時的に負担したという意味）
事業用口座から返金した場合
事業用口座から返金した場合は、「事業主借」を減らして相殺します。返金しない場合はそのままでもOKです。（事業主自身のお金なので問題なし）
- 立て替えた経費は、経費として計上できる。
- 事業主自身の給与や役員報酬にはならない。
- 事業用と個人用の資金を明確に分けることが重要
法人（会社）の場合
法人は「会社の資金」と「代表（個人）の資金」が明確に区別されるため、立て替えた場合は「役員貸付金（役員借入金）」などの勘定科目で処理し、後で会社から代表に返金する必要があります。
役員が立替た場合の勘定科目は「役員貸付金」や「役員借入金」など、会計システムや税理士などにより異なる場合があります。
経費発生時
立て替えた金額を「〇〇費（会議費、交際費など）」として帳簿に記載します。その際、支払い方法には「役員貸付金」を指定します。（社長が立て替えたお金を会社が借りている状態）
会社から返金した場合・・・清算処理
会社から返金した場合は、「役員貸付金」を減らして相殺返金します。
この処理をしないと、会社が代表から借金している形になり、不適切な状態が続くことになります。
- 法人のお金と個人のお金は明確に分ける
- 会社が立て替えたままにすると税務上のリスクがある（役員貸付金の放置はNG）
- 返金しない場合、個人への利益供与とみなされる可能性がある
つまり、立替をした場合、「支出の登録」と「清算」の２つの処理が必要になります。
【freee】役員借入金の確認方法
役員借入金の確認方法
役員借入金を清算する際には、現在役員借入金がいくらあるか確認する必要があります。
freeeの場合メインメニューの「会計帳簿 > 総勘定元帳」を選択することで、勘定科目ごとの取りまとめた金額を確認することができます。
下の方にある一覧表の「役員借入金」の金額が未精算の金額になります。
この場合、役員借入金の残高は10万円です。
この金額を全額清算する必要はなく、返済期限も特に設けられていません。このうち一部（例えば４万円）を清算することも可能です。
清算処理
清算をする際は以下の２点に注意して登録を行います。
- 口座は支払った口座を入力する（※役員資金ではない）
- 勘定科目を「役員借入金」とする
役員のプライベート口座で支払った場合口座は「役員資金」を選択しますが、精算時は役員資金ではないことに注意してください。
なお、API連携している口座の場合は、勘定科目に「役員借入金」を入力し登録をします。
確認として、メインメニューの「会計帳簿 > 総勘定元帳」を選択し、役員借入金の金額が変化していることを確認します。
