従来の会議は、社長や上司などの会社側が部下に対して、仕事の指示や会社としてのメッセージを伝えたり、業務を進めるにあたっての問題を話しあう場、査定評価など、業務のためだけに使われてきました。
しかし、昨今では軍隊のようなトップダウンのモデルでは通用しなくなっています。
企業がよいパフォーマンスを出すには内部の人間関係や、個々人のやる気や上司と部下の信頼関係が必要です。
その解決方法の一つとして様々な企業が1on1ミーティングを取り入れています。
ここでは、1on1ミーティングでの対話を活性化するために効果的な「トップ5リスト」についてまとめています。
トップ5項目リストとは、上司と部下がそれぞれ「自分が話し合うべきだと思っているトップ5の項目をリストアップしてくること」です。
話し合うべきだと思っているということは、問題意識を抱えているということです。
このリストがなぜ役に立つかというと、上司が部下の状態をどのくらい把握できているかを計るバロメータになるためです。
両者がリストアップした5項目のほとんどが一致している場合は、上司は部下の状態をしっかりと把握できています。
一方、ほとんど一致しない場合、あるいは一つも一致しない場合は、両者の根底にもっと大きな問題があることを示しています。
その場合、上司は部下の状態を全く理解できていない状態で、上司が思っていることは部下に全く伝わっていない状態とういことです。
この場合は、普段の関わり合いやコミュニケーションの方法、プライベートの相互理解や信頼関係ができているかを見直す必要があります。
トップ5リストを作成する上で注意しなければいけないのは、その場は「部下のための場」であるということです。
部下の問題を解決したり、やる気を引き出すために行うのが目的です。
決して、上司が部下に言いたいことを言う場ではありません。その点を勘違いしては、トップ5リストは重複しないでしょう。
面談の度に毎回トップ５リストを作成するのでは、考えることに時間をとられることになります。部下だけでなく上司も大変です。
そのような状態では「1on1ミーティング＝煩雑でめんどくさい」という認識につながってしまうので避けなければいけません。
対処法は、あらかじめテンプレートを作って共有しておき、1on1の際はそれを眺めて５つを選ぶというようにしおくことです。
テンプレートの例には次のようなものがあります。
このリストを見ると上司の人はうん？と思うかもしれませんが、このリストは上司が部下に求めていることではなく、部下が上司に対して聞きたいことのトップ5を絞るためのものです。
部下が悩んでいること、上司や会社に対して疑問に思っていることなどを明確にするためのツールです。
上司がするべきことは部下の興味関心をあてるということです。そして、1on1の場で、その議題について説明する義務があります。
この記事の内容はGoogleの経営陣 エリック・シュミット、ジョナサン・ローゼンバーグ、アラン・イーグル、ラリー・ペイジの共著「How Google Works ―私たちの働き方とマネジメント」の内容の一部抜粋と要約です。
一国家と同等な資金を持ち、世界中で知らない人はいないほどのGoogleという大成功企業の中で、
などなど、これからの時代に欠かすことのできない内容がギッシリ詰まった一冊です。堅苦しくなくユーモアがあり読みやすい文体ですので、ぜひ一読されることをお勧めします。