世の中には、「時間がない」「忙しい」「時間が欲しい」「生産性をあげたい」と考えている人がほとんどです。
そういった方々のために、ここでは、時間を増やし生産性をあげる方法を7つ紹介しています。
結論からいうと、時間を増やし生産性を上げる主な方法は以下の７つです。
以降でそれぞれの内容について解説しています。
通勤時間や営業や現場など、お客さんのところにいくときに移動時間が必ず発生します。
この時間をどう活用しているかは、時間を生み出せるかどうかの大きな分かれ目です。
移動時間で仕事をすることができれば、これまでオフィスに戻ってからやっていた仕事が、オフィスに戻る前に終わっていることになります。
そのためにまずしなければいけないことは、移動時間に仕事ができる状態を作り出すことです。
例えば、ExcelやWord, PowerPointなどはPCがないと開けません。このため、移動中に作業をしようとすると、作業できる場所が限られてしまいます。しかも保存し忘れたら怒りと悲しみしか湧いてきません。
これを、Googleのスプレッドシート、ドキュメント、スライドにすれば、スマホで操作することもでき、かつ、自動保存されるので、せっかく編集したデータが消えることも防げます。かつ、同時編集も可能です。
一日の仕事の中で何かを「探す」時間というのは実はけっこうあります。
「あれ、どこだっけ？」という時間は一つ一つは細かい時間ですが、積み重ねていくと大きくなります。しかも、それが毎日のように繰り替えされます。
この無駄な時間をなくしていくことも非常に重要です。
「探す」時間を減らすために一番すべきことは、「紙」から「電子」に切り替えることです。
名刺の束から、「〇〇さんどこだっけ？」と探すのではなく、名詞アプリで「〇〇さん」と検索をかけて一発で探し出す。
手帳に書き込んで、予定が変わったら消して書き直すのではなく、カレンダーアプリに入力し、ドラッグで時間や日時をサッと調整するといったことです。
フォルダ分けして、探す時間を減らすことも重要です。
「弱点を克服しよう」という人がいますが、仕事の効率を上げて時間を生み出したいのであれば効果的ではありません。
それよりも、自分の一番得意なところに注力する方が、時間あたりの生産性が圧倒的に上がります。
そのためには、自分が苦手なところを理解して、それを人に任せる必要があります。
意識として重要なのは、得意なことをやるようにするのではなく、苦手なことをやらないようにすることです。
苦手なことは、業者に依頼したり、それが得意な友達にご飯をおごるなどしてお願いするようにします。
できるだけ自分の苦手なことをやらない。
費用を抑えるために、多少時間がかかっても鈍行や歩きを選択する人がいますが、それは長期的に見ると逆効果です。
それよりも、特急を使ったり、タクシーを使って、より生産性の高い仕事をするための時間を買うという意識を持つことが重要です。
ある場所に行くのに、電車で行けば40分、タクシーで行けば25分だとします。そうしたら、その15分を2000円で買うということです。
同時にその行動は、本来かけなくても済む2000円を余計に支出していることになります。
その2000円の価値を考えて、「仕事をしなければもったいない」という気持ちを生み出せることも時間を買う大きなメリットの一つです。
その気持ちは、「お金をかけるなんてもったいない」「我慢して歩いた方が安い」という気持ちを持っている人ほど強い傾向があります。
だからこそ、そういったコスト意識が高い人ほどお金で時間を買うことで、将来的に大きな成果を生み出しやすくなります。
研修や勉強会に参加するというのも同じです。
お金はもちろん大切ですが、それ以上に「時間が大切」という意識を身につけて、より時間に対してシビアに生きるという意識が大切です。
生産性をあげようと思ったときに「集中してやる」という選択を取る人が多くいます。
集中は生産性をあげるための大きな武器ですが、それ以外に「生産性の悪い時間を減らす」という手段もあります。
生産性の悪い時間を減らすには大きく2つの方法があります。
「生産性の悪い時間を減らす」方法の1つ目は「その行為をやめる」ことです。
人の時間は限られています。何か新しいことや他のことをやろうと思ったら、今やっているどれかを削る必要があります。
ついつい、今やっていることにプラスαでやろうとしてしまいがちですが、それでは負荷があがってしまい短期的にはできますが、長期的に持続しません。
だからこそ、生産性の悪いことをやめて、生産性の高いことをやる時間を生み出すことが重要です。「得意分野で闘う」もこれに含まれます。
生産性の悪いことをやめて、生産性の高いことをやる時間を生み出す。
「生産性の悪い時間を減らす」方法の２つ目は「時間や場所を変える」ことです。
例えば、昼間などがやがやうるさい場所や、上司に話しかられたり、お客さんから電話がかかってくる時間帯に、何かの作業をすれば、意識がとられたり、作業がぶつ切りになってしまいます。
これでは生産性が上がるわけがありません。それどころか、「今忙しいのに」というストレスがどんどんと溜まっていきます。
ですが、その忙しい時間にやっている集中を要する作業を朝の5～6時など、誰もおらず、話しかけられることもない環境でやれば、途中で中断されることなく集中して作業することができます。
あるいは、日中でも、上司から声をかけられるオフィスで仕事をするのではなく、カフェに入ってイヤホンをつけて仕事をすれば、集中できる時間が増えます。
このように、生産性をあげるために「時間や場所を変える」ことも大きな効果を発揮します。
時間を無駄にしないためには、どの仕事に時間をかけて、どの仕事に時間をかけないかを見極める必要があります。
全ての仕事に対して120％全力投球では続きません。
このため、仕事の一つ一つに優先順位をつけて、「すぐやった方がいいもの」「後回しにしていいもの」と切り分けていきます。これが仕事を見極めるということです。
「これは絶対に早くしなければいけない」というものは、優先順位を最上位に上げてスピード重視で取り組みます。
なぜなら、お客さんの評価は「スピード x 品質」で決まるからです。
どんなに品質の高いいいものを作ったとしても、納期に間に合わなければ、お客さんの評価は下がります。
逆に、どんなにスピードが速くても、質が伴っていなければお客さんの評価は下がります。
そして、求められる「スピード」と「品質」はお客さんによっても変わります。
このため、お客さんが求める「スピード」と「品質」の上をいくバランス感覚が重要です。
評価とは満足度や信頼度とも言い換えることができます。「すぐやった方がいい仕事」を優先した方が、「どうでもいい仕事」をやるよりも、最終的にお客さんの満足度や信頼度が大きく上がります。
お客さんからの満足度や信頼度が上がる仕事の優先順位を高める。
時間を無駄にしない方法はここで述べた方法だけではありません。人、場所、タイミングなどによって多種多様様々な方法があります。
だからそ常に「どうやったら時間を無駄にしないで済むか」「どうやったら生産性を上げられるか」を考える習慣をつけることが、将来的に莫大な時間を生み出します。
人の価値観や仕事の進め方は様々なので、あなたが思いついた方法は否定されるかもしれません。ですが、そんなことは気にせずとにかく思いついた方法を試してみることです。
そして、生産性が上がらなかったらやり方を変えればいいし、生産性が上がったらそれを継続すればいいだけの話です。
人が生きられる時間は限られています。自分の時間ときちんと向き合って、無駄を減らし、生産性を上げることができれば、最後の最後に後悔の人生を歩むことができます。